1. Introducción y Seguridad Multi-inquilino
Bienvenido al manual oficial de **ION – Sistema de Gestión de Activos**. Esta plataforma SaaS está diseñada bajo una arquitectura multi-inquilino (multi-tenant) robusta que aísla de forma segura los datos de tu organización mediante un identificador de inquilino (companyId).
🔒 Seguridad de Nivel Empresarial:
Tus datos están protegidos por tokens JWT almacenados en cookies seguras (HttpOnly) y control de acceso basado en roles (RBAC). Adicionalmente, ION soporta autenticación en dos pasos (2FA) mediante contraseñas temporales de un solo uso (TOTP) compatibles con Google Authenticator.
Estructura de Roles en el Sistema:
- SUPER_ADMIN: Acceso global a nivel SaaS, control de empresas, límites de almacenamiento y modo de mantenimiento.
- ADMIN: Administración completa de la empresa, creación de sedes, categorías, usuarios y configuración de campos personalizados.
- TECNICO: Gestión y resolución de órdenes de servicio/mantenimiento de activos asignados.
- USUARIO: Consulta y visualización básica de activos y solicitudes de soporte técnico.
- SOPORTE: Rol exclusivo de agente de servicio técnico para resolver incidencias de la plataforma.
Primeros pasos al ingresar:
- Inicia sesión con las credenciales enviadas a tu correo en app.ionactivos.online.
- Por seguridad, el sistema te solicitará cambiar tu contraseña temporal en tu primer ingreso (
mustChangePassword = true).
- Explora el Dashboard principal, donde verás el valor de inventario, tasas de fallas de equipos, mantenimientos del día y la cuota de almacenamiento utilizada.
2. Registro de Activos y Campos Personalizados
Registrar y catalogar activos físicos o tecnológicos en ION es ágil y altamente personalizable para cualquier tipo de industria.
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Definir Categorías y Sedes:
Antes de registrar activos, crea tus categorías (con iconos y colores para una mejor clasificación visual) y tus ubicaciones físicas estructuradas (ej. Sede Principal > Edificio A > Piso 3 > Oficina 302).
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Registrar el Activo:
En el panel lateral de Inventario, presiona "+ Crear Activo". Completa datos básicos como nombre, marca, modelo, número de serie y proveedor. El sistema le asignará un identificador serial automático único formateado como ION-YYYY-NNNN (año de compra y consecutivo).
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Adjuntar Documentos y Fotos:
Sube imágenes de referencia y vincula documentos importantes como facturas de compra, contratos de garantía o manuales de operación en formato PDF, limitados por tu cuota de almacenamiento.
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Configurar Campos Personalizados:
Si manejas equipos especiales, ve al panel de Campos Personalizados y crea atributos dinámicos que se aplicarán a todos los activos de tu empresa. ION soporta tipos: Texto, Número, Fecha, Booleano (sí/no) y Selección Única (menú desplegable).
💡 Auditoría Financiera:
Al registrar el precio de adquisición y el valor actual, ION calcula de forma automática el porcentaje de depreciación de los activos para que sepas el valor en libros actual de tu inventario.
3. Generación y Uso de Códigos QR
Cada activo creado en ION recibe de forma inmediata su propio código QR único, que actúa como puente directo entre el inventario físico y la base de datos digital.
¿Cómo imprimir las etiquetas QR?
- Impresión Individual: Dentro de la ficha técnica de un activo, haz clic en el botón "Imprimir QR" para descargar una plantilla compatible con impresoras de etiquetas Brother, Dymo o Zebra.
- Impresión Masiva: Desde el listado de inventario, selecciona varios activos con las casillas de verificación y presiona "Exportar etiquetas QR" en el menú de acciones en lote para consolidar etiquetas en un solo archivo PDF.
¿Qué sucede al escanear el código QR de un activo?
Para Administradores y Técnicos:
El escaneo redirige a la consola interna de ION en el móvil, permitiéndoles auditar físicamente la ubicación (actualizando el campo lastAuditedAt), reportar el estado de conservación, ver documentos o abrir órdenes de servicio rápidas.
Para Colaboradores y Público General:
Muestra una página pública segura con información básica del equipo (marca, modelo y si está asignado). También proporciona un formulario para "Reportar una Falla o Incidencia" de forma anónima sin requerir inicio de sesión en el sistema.
4. Control de Custodia y Actas Digitales
Mantén un control riguroso de qué persona tiene asignado físicamente cada equipo tecnológico o herramienta de trabajo para evitar pérdidas o mal uso.
¿Cómo funciona el flujo de entrega?
- Ve al panel de Custodias y presiona "Nueva Asignación".
- Selecciona el activo a entregar (debe estar en estado ACTIVO y libre).
- Asigna al responsable: Elige un usuario registrado en el sistema u opta por "Persona Externa" ingresando el nombre completo y su cédula/ID manual (útil para contratistas o visitantes temporales).
- Describe la Condición de entrega física (ej. "Pantalla intacta, incluye cargador original").
- El activo cambiará su estado a Asignado de manera inmediata.
Generación Automática de Actas de Responsabilidad:
Al guardar la asignación, ION compila automáticamente un **Acta de Responsabilidad Legal en formato PDF**. Este documento contiene:
- Datos de la empresa y del custodio responsable.
- Ficha del equipo asignado (marca, modelo, serial y código ION).
- Términos y condiciones legales de custodia y cuidado de los bienes.
- Líneas de firma para ambas partes.
Puedes descargar el acta en PDF de inmediato para que sea firmada físicamente por el empleado, o adjuntar la versión firmada digitalmente de vuelta en la pestaña de documentos del activo para soporte de auditoría.
5. Gestión de Mantenimientos y Costos Técnicos
Minimiza pérdidas por fallas inesperadas planificando rutinas preventivas y gestionando los incidentes correctivos de manera organizada.
Flujo de una Orden de Trabajo:
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Apertura del Reporte:
Un usuario reporta una falla mediante el escaneo del código QR o un administrador crea una orden en el módulo de Mantenimiento indicando el tipo (PREVENTIVO o CORRECTIVO) y prioridad (Baja, Media, Alta, Urgente).
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Asignación a Técnico:
Se asocia la orden a un técnico de soporte. El técnico recibe una alerta automática en su correo y notificaciones push en tiempo real.
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Ejecución y Registro de Costos:
Al iniciar, el técnico actualiza el estado a EN_PROCESO. Al concluir las labores, ingresa el diagnóstico técnico, la resolución, observaciones y registra los Costos de mano de obra (laborCost) y repuestos/insumos (partsCost).
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Cierre y TCO:
El técnico establece el estado a COMPLETADO. Los costos reportados se acumulan automáticamente en la ficha del activo, permitiendo calcular el costo histórico total del equipo.
6. Traslados entre Sedes y Mesa de Ayuda
ION incluye módulos avanzados para coordinar la logística de traslado de equipos y ofrecer un canal centralizado de asistencia técnica a toda tu organización.
Flujo de Traslado Físico de Activos (Movimientos):
Cuando un equipo requiere ser movilizado a otra sucursal u oficina, se sigue este protocolo de seguridad:
- Solicitud: Un colaborador solicita el traslado en la aplicación, definiendo la sede origen, la sede destino y el motivo del movimiento. El activo entra temporalmente en estado EN_TRANSITO.
- Aprobación: El administrador de la empresa evalúa la solicitud y decide si aprobar o rechazar el movimiento.
- Confirmación: Una vez el equipo llega físicamente a su destino, el receptor confirma la recepción en el sistema. ION actualiza de forma automática la ubicación del activo en el inventario global.
Mesa de Ayuda Integrada (Tickets de Soporte):
ION cuenta con un módulo de Helpdesk incorporado para recibir consultas e incidencias del sistema. Las solicitudes se clasifican en categorías:
- ACCESO: Problemas con credenciales, inicio de sesión o configuración de autenticación 2FA.
- FACTURACIÓN: Dudas sobre ciclos de cobro, planes de suscripción de Wompi o renovación de licencia.
- FUNCIONALIDAD: Errores en la carga de archivos, generación de QR o descarga de PDF.
- USUARIO: Peticiones de aumento de límite de cuentas o cambios de permisos.
- OTRO: Solicitudes generales varias.
Los administradores pueden asignar los tickets recibidos a agentes específicos de soporte para asegurar un tiempo de respuesta óptimo en la mesa de ayuda.
