Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

En ION SaaS (en adelante, "la Plataforma" o "el Software"), nos tomamos muy en serio la seguridad y privacidad de tu información. La presente Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos los datos personales de nuestros usuarios, en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales de Colombia), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre Habeas Data.

1. Responsable del Tratamiento de Datos

El responsable del tratamiento de los datos recolectados a través de la Plataforma es la sociedad administradora de ION, domiciliada en Colombia. Para cualquier consulta, petición, queja o reclamo respecto a sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro oficial de protección de datos al correo electrónico oficial: soporte@ionactivos.online.

2. Datos Personales que Recolectamos

Recopilamos información necesaria para la prestación y facturación del servicio SaaS de gestión de activos:

• Datos de Registro del Administrador: Nombre completo, dirección de correo electrónico, número de identificación tributaria (NIT) o Cédula de Ciudadanía, y número telefónico.
• Datos de la Empresa (Inquilino): Razón social, identificación fiscal (NIT), dirección física de las sedes y estructura organizativa.
• Datos de Transacciones y Pago: A través de nuestro pasarela de pagos integrada Wompi (Grupo Bancolombia), se procesan transacciones de suscripción de forma segura. ION no almacena números de tarjetas de crédito o débito completos en sus servidores; esta información es gestionada directamente por Wompi bajo estándares PCI-DSS.
• Datos de Custodios e Invitados: Para el uso del módulo de Custodia y Actas Digitales, los administradores de cada empresa pueden ingresar nombres y números de identificación (cédulas) de empleados o terceros para asociar la responsabilidad de los equipos físicos.

3. Finalidad del Tratamiento de Datos

Los datos personales recolectados por ION tienen las siguientes finalidades exclusivas:

1. Proveer, operar, mantener y mejorar las funciones del Software (registro de activos, generación de códigos QR, traslados entre sedes y mesa de ayuda).
2. Gestionar el cobro de las suscripciones (mensuales o anuales) y emitir los comprobantes de facturación correspondientes.
3. Autenticación de seguridad y control de acceso (incluyendo la generación de tokens JWT y la configuración de Autenticación de Doble Factor - 2FA).
4. Generación automática de actas de responsabilidad y entrega en PDF para las asignaciones de activos.
5. Dar soporte técnico y resolver tickets de incidencias a través del módulo de Mesa de Ayuda.
6. Cumplir con las obligaciones legales y tributarias ante la DIAN y demás autoridades colombianas.

4. Derechos de los Titulares de los Datos

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 de Colombia, usted como titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
• Ser informado por el Responsable, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Seguridad de la Información

Implementamos medidas técnicas, administrativas y humanas de nivel empresarial para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación. Esto incluye cifrado de conexiones mediante SSL, almacenamiento seguro en base de datos PostgreSQL aislada mediante arquitectura multi-inquilino (multi-tenant), y mecanismos de seguridad de contraseñas de un solo uso (TOTP).

6. Modificaciones a la Política de Privacidad

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios legislativos o mejoras técnicas de la plataforma. Cualquier modificación sustancial será notificada a los administradores a través del correo de su cuenta con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación a su entrada en vigencia.